【記者柯安聰台北報導】在ESG與資安規範下，文件數位化已牽涉內控及稽核責任。若設備權限與傳送紀錄未集中控管，易淪為治理痛點；如何將掃描至追蹤流程標準化，兼顧效率與資安，成為企業關鍵課題。震旦行（2373）集團旗下辦公設備事業自主研發並推出專為SHARP多功能事務機（MFP）打造的企業級「MSF智慧流程平台」（MFP SmartFlow），透過「中央控管、掃描管理、智慧傳送、資安管理」四大功能，將分散於各設備的使用者、權限、掃描設定與操作紀錄整合至單一平台，協助企業建立標準化、可追蹤的智慧掃描流程。

震旦辦公設備總經理簡志遠表示，MSF智慧流程平台將多功能事務機由單機設備升級為企業文件數位化的智慧入口，是震旦推進OA事業軟體服務轉型的重要布局。透過自主研發，把企業日常掃描、傳送、權限與稽核需求整合在同一平台，解決跨據點管理與文件資安痛點；未來也可由標準化文件入口，進一步延伸至AI辨識、資料化及流程自動化應用。

在中央控管方面，管理者可透過網頁介面統一建立使用者資料、掃描設定與公用流程，免除逐台設定設備的維護負擔；若SHARP多功能事務機已啟用用戶控制功能，或搭配Magic Show管理平台，亦可支援單一登入（SSO），使用者登入設備後即可直接使用MSF，減少重複登入與設定步驟。

（圖）震旦行自主研發「MSF智慧流程平台」，以集中管理協助企業優化文件流程與資安治理。

在掃描管理方面，MSF支援個人及公用掃描設定檔，可依部門與權限預先設定掃描目的地、檔名格式、解析度、色彩與浮水印。使用者可透過Scan To Me功能，將文件快速傳送至個人電子郵件，直接套用常用流程，降低重複操作與設定錯誤。

針對智慧傳送機制，系統可自動偵測掃描檔案大小；超過郵件附件限制時，自動改以URL下載連結寄送，並保留掃描使用者、設備資訊、檔名及下載期限，降低文件因容量限制而中斷的情形。資安管理方面，平台可在掃描文件加入日期、時間、設備及使用者資訊等動態浮水印，並完整記錄掃描歷程，協助企業進行文件追蹤、內部稽核及資安管理。

「MSF智慧流程平台」可支援SHARP CR4系列以上多功能事務機，適用於大量文件掃描、跨部門傳遞或高度重視資訊安全的企業，包括製造、金融保險、醫療、教育及政府機關等場域。相較單機功能，集中式平台可隨設備、據點與使用人數擴大部署，具備標準化與跨產業複製的發展潛力。

對震旦而言，MSF的戰略意義在於把既有硬體與服務基礎轉化為軟體平台入口，延伸顧客使用週期及加值服務空間。隨著企業從設備採購轉向流程效率與資安治理，MSF有助OA事業由硬體銷售進一步拓展軟體加值與持續服務，深化顧客黏著度，並為軟體服務占比與營收結構優化創造新動能。

未來，震旦將持續擴充文件流程、權限管理與資安應用，並串聯既有AI智慧解決方案，逐步推進從文件掃描、辨識、資料化到後端流程自動化，落實由辦公設備供應商轉型為辦公整體解決方案提供者的長期策略。（自立電子報2026/9/16）